Finanzmanagement (FIMA)

Das Rechnungswesen

 

 

Für einige der eingangs genannten Aufgabenstellungen genügt die schlichte Sortierung und Addition der korrekt kontierten Belege. Andere hingegen erfordern den Einsatz eines maschinengestützten Rechenwerkes, des sogenannten betrieblichen Rechnungswesens, das es gestattet, in einem komplexen Arbeitsumfeld einzelnen Schritten der Wertschöpfung auch die damit einhergehenden Kosten korrekt zuzuordnen.

 

Zu den elementaren Rechengrößen des betrieblichen Rechnungswesens (Buchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung) gehören Auszahlungen, Ausgaben, Aufwendungen und Kosten ebenso wie Einzahlungen, Einnahmen, Erträge und Leistungen/Erlöse. Sie bilden den realen Wirtschaftsprozess in Form von rechnungszweckabhängig definierten Wertgrößen ab und liefern damit zentrale Basisinformationen für Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben im Rahmen des Controlling.

 

Im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung wird im Wesentlichen auf das Begriffspaar Kosten und Leistung abgestellt. Im KIT können aufgrund der Besonderheiten die Kosten synonym mit dem Aufwand gesehen werden, da kalkulatorische Kosten (z.B. Abschreibungen) in ihrer Höhe den bilanziellen Größen entsprechen bzw. weitere kalkulatorische Kosten nicht angesetzt werden (z.B. kalkulatorische Zinsen).

 

Kosten  – das sind die bewerteten Verbräuche der Ressourcen des Unternehmens in einer Abrechnungsperiode, die mit der Erstellung betriebstypischer Leistungen verbunden sind.
Die Bewertung der Güter- und Leistungsverbräuche im Rahmen der internen Leistungsverrechnung ist nicht an gesetzliche Vorgaben gebunden und kann damit je nach dem mit der Kosten- und Leistungsrechnung verfolgten Ziel entsprechend angepasst werden.

 

Den Kosten werden die entsprechenden Leistungen, die in ursächlichem Zusammenhang mit den aufgewendeten Kosten stehen, gegenübergestellt. Leistungen sind der in Geld ausgedrückte Wert aller erbrachten Güter und Dienstleistungen im Rahmen der eigentlichen  betrieblichen Tätigkeit eines Unternehmens in einer Abrechnungsperiode.

 

Im Geschäftsleben gibt es eine Reihe von Vorgängen, die dazu zwingen zwischen Ausgaben und Kosten zu unterscheiden, auf die hier nicht eingegangen wird. Entscheidend ist, dass das KIT durch Handels- und Steuergesetze zu einer kaufmännischen Rechnungslegung und gleichzeitig als Empfänger öffentlicher Zuwendungen durch das Haushaltsrecht zu einem sogenannten (kameralistischen) Verwendungsnachweis auf Ausgabenbasis verpflichtet ist. Beide Regelauflagen und ihre Nebenbestimmungen (enthalten z.B. im Bewilligungsbescheid einer „Zusatzfinanzierung“ und jedes Mal in einer anderen Form!) werden von unterschiedlichen Institutionen im Detail geprüft. Hierzu gehören insbesondere der jährliche Wirtschaftsprüfer, der Betriebsprüfer des Finanzamtes und der Bundes-/Landesrechnungshof.

 

Die im SAP-System abgebildeten Daten, die in ihrer ursprünglichen Form nur von Fachleuten richtig zu interpretieren sind, müssen für die betriebswirtschaftlichen Bedürfnisse der Organisationseinheiten speziell aufbereitet werden. Zur Gewährleistung einer zielgerichteten Aufbereitung der Daten (Kosten/Leistungen) existiert ein System von Kosten- bzw. Finanzstellen, das sich jeweils an der Aufbauorganisation orientiert. So können die Kosten bzw. Budgets verursachungsgerecht den Verantwortungsbereichen zugeordnet werden.

Zum besseren Verständnis hat FIMA für interne Steuerungszwecke zunächst ein vereinfachtes Finanzcontrolling (Budgetierung extern bezogener Waren und Leistungen) mit dem Budgetbericht und dem Erlösbericht eingeführt, in das Zug um Zug alle Leistungen des
Großforschungsbereiches einbezogen werden sollen. Darüber hinaus finden sich im SAP-System Berichte zu den Kostenstellen, Projekten, Aufträgen und Übersichten über die vorhandenen Mitarbeiter. In diesem Zusammenhang werden Ihnen folgende Begriffe begegnen:

 

 

Kostenarten/
Konto

Kostenarten kennzeichnen den bewerteten Verbrauch von bestimmten Gütern und Leistungen (z.B. Personal, Material, Energie, etc.) innerhalb der Firma und können somit Hinweise für kostengünstigere Betriebsabläufe liefern, wie z.B. in der Lagerhaltung, beim Abschluss von Lieferverträgen u.a.. Aus den Energiekosten einer Organisationseinheit ergeben sich u.U. Hinweise auf die Notwendigkeit von Sanierungen oder Modernisierungen z.B. der Lüftung oder der Wärmedämmung. Aus den Personalkosten lässt sich u.U. auf die Effizienz eines Arbeitsablaufes schließen.

Kostenstellen

Kostenstellen sind abgegrenzte Verantwortungsbereiche des Unternehmens, für die Kosten und Leistungen gesondert ermittelt werden (z.B. ein Institut). Die Kostenstelleneinteilung erfolgt im KIT nach funktionalen oder organisatorischen Kriterien.

Kostenstellen bilden die Grundlage für die Ermittlung von Verrechnungspreisen (z.B. Personalverrechnungssätze) und Zuschlagssätzen (Gemeinkostensätze als Arbeitsplatzkosten) für bestimmte Leistungen im Rahmen der Arbeitsprozesse eines Unternehmens.

 

 

Kostenträger

Kostenträger sind betriebliche Vorhaben mit einem festgelegten Ziel bzw. die Endprodukte eines Unternehmens, die mit vorgegebenen Mitteln, mit den geplanten Ressourcen und in vereinbarter Qualität in einer bestimmten Zeit geschaffen werden sollen (z.B. F+E-Programm). Kostenträger sind in unserem Zentrum in der Regel PSP-Elemente oder Kundenaufträge.

 

 

 

Primäre Kosten

 

 

 

 

Sekundäre Kosten

 

Alle Kosten eines Betriebes haben immer einen ersten Auslöser für ihr Entstehen. Von „primären Kosten“ spricht man, wenn diese Kosten für Güter oder Dienstleistungen angefallen sind, die direkt von Dritten bezogen werden. Von wenigen Ausnahmen abgesehen (z.B. Abschreibung), sind diese primären Kosten mit den tatsächlichen Ausgaben für den Betrieb identisch, z.B. durch Zahlung einer Rechnung oder durch eine Gehaltsüberweisung. Sekundäre Kosten in einer Periode sind Kosten, die im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung entstehen. Sie fallen immer dann an, wenn eine Kostenstelle (z.B. Hauptwerkstatt, Repro oder Klärwerk) für eine andere Kostenstelle (z.B. Institut) tätig und eine Leistung verrechnet wird.

 

 

Einzelkosten und Gemeinkosten

Die Verrechnung der Kostenarten hängt ab von der Differenzierung nach Einzelkosten und Gemeinkosten. Einzelkosten bzw. primäre Einzelkosten sind die direkt einem Kostenträger (Projekt oder Auftrag) verursachungsgerecht zurechenbaren Kosten, während Gemeinkosten keinem einzelnen Kostenträger direkt zugerechnet werden können. Die Erfassung der primären Einzelkosten erfolgt auf den Konten der „Kontenklasse 4“.

 

Die Gemeinkosten werden in der Regel auf den Kostenstellen direkt erfasst (primäre Gemeinkosten), sowie zum Teil im Rahmen der innerbetrieblichen Leistungsverrechnung von Kostenstelle zu Kostenstelle weiterverrechnet (sekundäre Gemeinkosten). Die Erfassung der primären Gemeinkosten erfolgt auf den Konten der „Kontenklasse 4“ und die der sekundären Gemeinkosten auf den Konten der „Kontenklasse 6“. Letztendlich werden sie auf die Kostenträger (z.B. F+E Projekt) verrechnet.

 

Während die Kostenarten Auskunft geben, welche Kosten entstanden sind, zeigen die Kostenstellen bzw. -träger, wo diese Kosten angefallen sind bzw. wer die Kosten verursacht hat.

 

 

PSP-Element

PSP-Elemente (Projektstrukturplanungs-Elemente) sind in der Regel hierarchisch strukturierte Kostenträger. Im SAP-System sind sie detailliert termin- und wertmäßig planbar, d.h. es werden die relevanten Kosten/Ausgaben für jedes Projekt den entsprechenden Plan- bzw. Budgetwerten gegenübergestellt.

Im Karlsruher Institut für Technologie werden derzeit die folgenden Vorhaben als PSP-Elemente abgewickelt:

·       F+E-Programm mit seinen Untergliederungen

·       Stilllegung von Reaktoren und anderen Altanlagen

·       Investitionsvorhaben (Ausbauprogramm und laufende
Inve­stitionen)

·       Sanierungsmaßnahmen

·       Fort- und Weiterbildung

·       Veranstaltungen.

 

Kundenaufträge

Kundenaufträge werden im KIT zur Abwicklung der durch Dritte beauftragten Leistungen genutzt. Diese Leistungen können sowohl durch den wissenschaftlichen Bereich als auch durch die Infrastruktur erbracht werden. Jeder Leistungserbringer erhält regelmäßig den erzielten Erlös gutgeschrieben.

 

(Innen-) Aufträge

(Innen-)Aufträge sind abrechnungstechnische Objekte, die als Zwischenglieder für die Überleitung der Kosten an die endgültigen Kostenverursacher/-träger verwendet werden. Beispiele hierfür sind: Reprografieauftrag an F+E-Projekt, Instandhaltungsauftrag an Kostenstelle. Im Karlsruher Institut für Technologie dienen sie hauptsächlich zur

·            Steuerung von Instandhaltungs- und Fertigungsmaßnahmen

·            kostenmäßigen Erfassung von Reprografie- und Fahrdienst­leistungen sowie für Fahrzeuge

 

Finanzstelle

Eine Sonderform der Kostenzuordnung in unserem Zentrum stellt die „Finanzstelle“ dar. Auf ihrer Basis werden im Rahmen des Budgetierungssystems die Berichte als Kontrollinstrumente für Ausgaben für den Leiter der Organisationseinheit und den Vorstand (Einhaltung des Wirtschaftsplanes) aufgebaut. Sie stellt einerseits Budget-(Plan-)werte den Ist-Ausgaben gegenüber und zeigt gleichzeitig bereits vorgenommene Mittelbindungen (Obligos) durch Bestellanforderungen und Bestellungen. Darüber hinaus werden die Drittmittelplanung und der Stand ihrer Realisierung dargestellt.

 

 

Fonds

Die Fonds definieren, welche Finanzquelle zur Deckung der Ausgaben herangezogen wird. Für das Karlsruher Institut für Technologie stehen die in den jährlichen Wirtschaftsplänen veranschlagten und genehmigten Mittel als ‘Grundfinanzierung’ zur Verfügung (Fonds 0012). Sie umfassen ca. 80% unserer verfügbaren Mittel.

Darüber hinaus werden die Mittel der Grundfinanzierung im Einzelfall durch Zusatzfinanzierungen aus öffentlichen nationalen und supranationalen Quellen sowie durch Erträge aus Verträgen mit sonstigen Partnern (Fonds 0014) ergänzt. Der Finanzierungsartenschlüssel dient in erster Linie dem kameralen Verwendungsnachweis der öffentlichen Zuwendungen. In einem privatwirtschaftlichen Betrieb ist diese Differenzierung entbehrlich.

 

 

Betriebsstatistik

Die Betriebsstatistik stellt eine Ergebnisrechnung für einzelne Bereiche und Teilbereiche des Karlsruher Instituts für Technologie dar. Grundlage für die Betriebsstatistik ist der Kostenstellenbericht, in dem den Gesamtkosten die Gesamtleistungen (abgegebene Leistung) der jeweiligen betrachteten Organisationseinheit gegenübergestellt werden. Die Gesamtleistungen werden hierbei analysiert und den unterschiedlichen Empfängergruppen zugeordnet. Damit wird hier gezeigt, an welche Bereiche die einzelnen Organisationseinheiten geleistet haben. Die Betriebsstatistik wird jährlich erstellt.

Beistellungen

Das KIT ist unterteilt in die Geschäftsbereiche „Forschung“ und „Stilllegung“. Aufgrund der Vorgaben der Zuwendungsgeber hat der gegenseitige Leistungsaustausch zwischen den beiden Geschäftsbereichen in einem vorgegebenen Maße „kostenlos“ zu erfolgen. Diese kostenlose innerbetriebliche Unterstützung wurde in Ermangelung eines entsprechenden Fachbegriffs als „Beistellung“ bezeichnet.